Tietotyötä voi tehdä ilman uupumisia: Kestävä työtahti kertoo miten
Sain eilen käsiini elokuussa julkaistavan Kestävä työtahti -kirjani lopullisen taittoversion: 313 sivua tekstisisältöä ja 278 uniikkia lähdeviitettä. Takana satoja tunteja kirjoittamista, ideointia, ajatusten jäsentämistä ja tutkimista. Pari vuotta elämästä, jonka aikana tuntui välillä siltä, että päähän ei mahdu mitään muuta ajateltavaa kirjan lisäksi.
Myönnän, että välillä kävi mielessä mitä järkeä oli ryhtyä kirjoittamaan kirjaa ja käyttää siihen niin paljon aikaa ja vaivaa. Taloudellisesti ei ainakaan yhtikäs mitään, kun miettii tieto- ja etenkin bisneskirjojen myyntiä Suomessa. Motivaation on löydyttävä muualta.
Tavallaan pidän kirjoittamisesta, etenkin jos on hyvä päivä, mutta on se myös välillä ihan helkkarin vaivalloista ja hankalaa. Olen lukion jälkeen tehnyt kaikki opintoni englanniksi ja asunut ulkomailla kahdesti, minkä vuoksi suomeksi kirjoittaminen ei ole koskaan tuntunut täysin luontevalta. Tästä syystä kestävän työtahdin uutiskirje onkin englanniksi. Pahimmillaan saatoin istua tunnin ruudun äärellä ja tuloksena oli muutama lause puolivalmista tekstiä. Pelkästä kirjoittamisen “ilosta” en olisi ryhtynyt kirjaa tekemään.
Miksi kirja kestävästä työtahdista?
Olen pyrkinyt noudattamaan työtehtävien priorisoinnissa samaa ohjetta, mistä puhun myös valmennuksissa: asioita tulisi arvioida niiden potentiaalisen vaikuttavuuden kannalta. Kun kaikkea kiinnostavaa ja mahdollisesti hyödyllistä ei kuitenkaan pysty tekemään, on parempi pyrkiä sellaisten asioiden pariin, joista voi syntyä positiivisia kerrannaisvaikutuksia. Eli tapahtumaketjuja jotka saavat aikaan jotakin merkittävää ja arvokasta.
Mikään ei tietenkään takaa, että Kestävä työtahti -kirja saa aikaan sellaista muutosta työelämässä ja organisaatioissa, mihin sillä pyrin: vähemmän uupumisia ja sairauspoissaoloja, parempaa hyvinvointia ja työmotivaatiota, korkeampaa tietotyön tuottavuutta ja vaikuttavuutta. Se mahdollisuus on kuitenkin olemassa ja mielestäni sille mahdollisuudelle kannatti antaa tsäänssi, kuten Matti Nykänen asian ilmaisisi.
Loppujen lopuksi päätin aloittaa kirjan tekemisen koska koin vahvasti, että jos minä en sitä tee, niin ei sitä kukaan muukaan tule tekemään. Enkä halua katua vuosien päästä sitä, että en ryhtynyt tekemään kirjaa kun sille oli mahdollisuus. On myös Suomen tulevaisuuden kannalta oleellista kehittää työn tuottavuutta ja vaikuttavuutta, koska talouskasvu on polkenut paikallaan 2008 vuoden finanssikriisistä asti. Ajattelin, että jos pystyn osaltani sitä jotenkin edesauttamaan, niin kirjan kirjoittaminen on ehdottomasti kaiken sen vaivan arvoista.
Kuusi periaatetta nykyajan tieto- ja ajatustyöhön
Kestävä työtahti on aihe, jota on lähestyttävä kokonaisvaltaisesti. Psykologit kirjoittavat aivojen näkökulmasta, agilistit ketterien menetelmien kautta ja johtamisopukset keskittyvät johtamismalleihin ja -käytäntöihin. Kestävä työtahti ei synny, ellei eri näkökulmia saa yhdistettyä järkevästi ja ymmärrettävästi. Kirjassa käsitellään muun muassa aivojen erityispiirteitä, kognitiivista kuormitusta, palautumista, tuottavuusajattelun merkittävimpiä teorioita, tietotyön tuottavuuden mittaamista, työn suunnittelua, priorisointia, organisoitumista, tiedonkulun ja yhteistyön käytänteitä, keskittymisrauhan rakentamista, tehtävänhallintaa, projektinhallintaa, tiimien johtamista, organisaatiokehittämistä, ketteryyttä, lean-ajattelua, lyhennettyjä työaikamalleja, tekoälyn käyttöä, työtehtävien optimointia ja automatisointia, työmotivaatiota, epävarmuuden kanssa toimimista, hybridityötä sekä tieteellistä lähestymistapaa ongelmien ratkaisemiseen ja työtapojen kehittämiseen.
Kestävä työtahti kiteytyy kuuteen periaatteeseen, jotka on otettava huomioon yksilötasolla, tiimeissä, projekteissa ja organisaatioissa. Kaikkia periaatteita tarvitaan, mikäli tarpeetonta kuormitusta halutaan vähentää ja työn tuottavuutta ja vaikuttavuutta parantaa:
Keskity arvoon ja vaikuttavuuteen: Priorisoi työtä, joka tuottaa arvoa. Optimoi tai automatisoi välttämättömät toistuvat tehtävät. Lopeta turhien ja tarpeettomien asioiden tekeminen.
Hyväksy epävarmuus: Yllätykset ovat ainut asia, mitä voi varmuudella odottaa. Liian tiukat aikataulut ja täyteen ammutut kalenterit tekevät työstä tehotonta, lisäävät turhan työn määrää ja aiheuttavat tarpeetonta kuormitusta.
Rajoita päällekkäisen työn määrää: Työtehtävien hallintaan ja koordinointiin uppoava aika kasvaa eksponentiaalisesti sen myötä, mitä useampi työkokonaisuus on samaan aikaan kesken. Läpimenoajat pitkittyvät ja työn laatu kärsii.
Tee työ näkyväksi: Pelkkä kiireentuntu ja kokousten määrä ei riitä kertomaan, mikä on todellinen kapasiteetti eri asioiden tekemiselle. Kun tehtävät ovat levällään eri paikoissa, priorisointi ja suunnittelu ei onnistu. Hallinnantunne kärsii ja mielenrauha katoaa.
Vähennä orientaatioloikkia: Työtehtävästä ja aiheesta toiseen siirtyminen hidastaa asioiden aikaansaamista ja heikentää keskittymiskykyä. Mitä useammin työ keskeytyy ja huomio siirtyy asiasta toiseen, sitä tehottomampaa ja kuormittavampaa tekemisestä tulee.
Johda vireystilaa: Työn arvo ja vaikuttavuus eivät ole suoraan verrannollisia tehtävän tekemiseen käytettyyn aikaan tai tehtyjen suoritteiden määrään. Ajattelun laatu on kriittisen tärkeää. Tämä pätee etenkin luovassa työssä, haastavien ongelmien ratkaisemisessa ja päätöksenteossa.
Lopputuloksena syntyi teos, joka esittää kokonaisvaltaisen teorian kestävästä, tuottavasta ja vaikuttavasta tieto- ja ajatustyöstä. Se auttaa ymmärtämään modernin tietotyön ongelmia ja niiden juurisyitä, kuvaa ratkaisuja ja tavoitetilaa sekä antaa välineet, joilla työtä voidaan lähteä kehittämään parempaan suuntaan.
Kirja ilmestyy elokuun 27. päivä ja se on tilattavissa alennettuun hintaan täältä.
Lisää kestävän työtahdin teemoista voi lukea Sustainable Pace uutiskirjeestä.